Lançado há 40 anos, o Word continua sendo o editor mais utilizado em todo o mundo. A ferramenta é usada por profissionais e estudantes e, por esse motivo, tem um dos formatos mais convertidos da internet. Quem tem um documento em PDF, por exemplo, atualmente consegue converter PDF em Word com facilidade, porque há sistemas on-line que fazem essa mudança, como o Small PDF.

Embora o Word seja bastante conhecido, os usuários costumam usar funcionalidades parecidas, e deixar muitas outras de lado. Em alguns casos, eles chegam até a buscar alternativas para algo que precisam, sem saber que o próprio editor seria útil. Veja só!

1 - Corrigir palavras rapidamente

Há situações em que o usuário pode redigir um grande texto, e só depois querer conferir se tudo está correto. Ou, ainda, ele pode descobrir durante a redação que um termo não é correto e deveria ser substituído.

Para algumas pessoas, o jeito seria ler tudo de novo ou clicar em ctrl + F para buscar o que deve ser corrigido e fazer a correção. Porém, há uma funcionalidade já pensada para esse caso. Basta ir na Página Inicial e depois em Substituir, que está no canto direito. O usuário só precisa informar qual palavra quer substituir e por qual, por exemplo: veículo será substituído por automóvel.

Caso seja necessário fazer mudanças em todo o documento, ou seja, trocar todas as palavras veículo por automóvel, é só escolher “substituir tudo”. Apesar de útil, esse recurso exige atenção, pois pode modificar uma parte não desejada.

2 - Criar textos

Pode ser que um usuário precise criar um texto fictício apenas para preencher algum campo ou um site, provisoriamente, por exemplo. Nesse caso, também não é necessário sair do Word, pois o próprio editor é capaz de desenvolver conteúdos.

Para criar o popular Lorem ipsum, que é uma sequência de termos sem sentido, basta escrever =lorem(10,3), sendo 10 o número de parágrafos e 3 o número de linhas por parágrafo.

Para desenvolver textos reais é tão fácil quanto, é só digitar =rand(10,3). Os textos são criados a partir de conteúdos de ajuda da Microsoft.

3 - Estatística do conteúdo

Outra função que boa parte do público não conhece é a chamada estatística de elegibilidade. Na prática, esse dado ajuda os profissionais a saberem se produziram a quantidade suficiente de conteúdo, ou se precisarão fazer ajustes. A finalidade pode servir ainda para ver se as sentenças estão muito longas, pois pode ser um indicativo de que devam ser reduzidas para melhorar a leitura.

Para acessar esse recurso é preciso ir em Arquivo, depois em Opções e por último em Revisão de Texto. Haverá uma lista de alternativas, e a “Mostrar estatísticas de legibilidade” deve ser marcada. Depois, quando o texto estiver pronto, as informações poderão ser consultadas em Revisão > Revisão de Texto > Ortografia ou na parte debaixo do documento.

4 - Inspecionar o documento

Há ainda situações em que um profissional ou equipe mexe tanto no documento que se perde um pouco sobre o que foi e o que não foi feito. Um detalhe que costuma passar despercebido são os comentários, que muitos fazem durante o trabalho, em uma ou mais páginas, e depois esquece.

Para auxiliar nessa questão, existe uma função que ajuda a analisar todo o documento. Para usá-la, é necessário ir Arquivo > Informações > Inspecionar Documento. O usuário vai ver uma lista e poderá marcar tudo o que deseja encontrar/ver, como os comentários. Assim, poderá fazer os devidos ajustes de enviar a um cliente.

5 - Esconder trechos

Outra funcionalidade que pode ser bastante interessante para algumas pessoas é a de esconder trechos de textos. É o caso de alguém que esteja fazendo um questionário, por exemplo, ou alguma parte ainda não finalizada.

Para acionar isso é só ir em na aba Fonte > Oculto e clicar em OK. Para fazer o caminho inverso, é só ir no mesmo lugar e desmarcar a caixa de OK.

Como visto, o Word não é uma versão da máquina de escrever ou outra ferramenta que só permite a escrita. É um sistema completo, repleto de funcionalidades que podem auxiliar a desenvolver e revisar conteúdos com facilidade. Por esse motivo, é o recurso mais usado por profissionais e estudantes em todo o mundo. Porém, existem detalhes sobre o editor que muitos desconhecem, e que merecem atenção, pois garantem ainda mais praticidade ao dia a dia.