O Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT), em vigor desde 1976, segue atraindo corporações de todos os portes pela possibilidade de deduzir até 4% do Imposto de Renda devido. Para receber o incentivo, porém, a empresa assume uma série de responsabilidades que vão além de simples procedimentos administrativos. 

Conhecer esses deveres é fundamental para manter a regularidade fiscal, evitar multas e, principalmente, assegurar que a política pública cumpra seu propósito de oferecer refeições saudáveis a quem mais precisa.

Cadastro e atualização de dados

O primeiro passo é se inscrever no portal oficial do Ministério do Trabalho e Emprego, informando razão social, CNPJ, número de empregados e modalidade adotada (refeitório próprio, convênio com restaurantes, cestas ou cartões). 

Sempre que houver mudança significativa, como variação de quadro de pessoal, troca de fornecedor ou alteração do método de distribuição, o registro deve ser atualizado em até 90 dias. O descumprimento pode levar ao bloqueio do direito ao incentivo fiscal até que as informações sejam regularizadas.

Garantia de padrão nutricional

Outro dever envolve o cardápio. Seja no refeitório interno ou por meio de prestadores terceirizados, as refeições precisam obedecer às recomendações do Guia Alimentar para a População Brasileira, equilibrando proteínas, carboidratos, fibras, vitaminas e sais minerais. 

Por isso, as empresas devem contar com nutricionista responsável, elaborar fichas técnicas e arquivar relatórios periódicos para apresentar em eventuais fiscalizações. No caso de cestas básicas, a composição deve seguir diretrizes de quantidade calórica mínima, variedade de alimentos e data de validade dentro do prazo.

Já para empresas que oferecem o benefício na forma de vale-alimentação, a exigência de controle nutricional direto não se aplica, pois o trabalhador tem liberdade para escolher onde e o que consumir. No entanto, deve observar os princípios do programa, como o incentivo à alimentação saudável e a contratação de operadoras de benefícios devidamente credenciadas. 

Proibição de rebate e práticas comerciais abusivas

Desde o Decreto 10.854/2021, o rebate do PAT está proibido. Ou seja, qualquer tipo de reembolso, comissão ou desconto concedido ao empregador por parte da operadora de alimentação é vetado. 

A finalidade é garantir que todo recurso despendido seja direcionado ao trabalhador. Caso o Ministério do Trabalho identifique vantagem financeira oculta, a empresa perde o direito à dedução, pode ter de devolver os valores abatidos nos últimos cinco anos e ainda sofrer autuações por fraude.

Igualdade de acesso ao benefício

O PAT determina que a alimentação alcance todos os trabalhadores formais, especialmente os que recebem até cinco salários mínimos. Embora seja permitido priorizar quem ganha menos, a empresa não pode excluir grupos de maneira discriminatória, por exemplo, terceirizados ou estagiários contratados em condições semelhantes. A seleção deve obedecer critérios objetivos, documentados e auditáveis.

Controle documental e transparência

Notas fiscais, contratos com fornecedores, listas de presença no refeitório e comprovantes de cargas em cartões eletrônicos precisam ficar arquivados por, no mínimo, cinco anos. Esses documentos comprovam o valor aplicado, facilitam a prestação de contas e servem como defesa em caso de fiscalização. Relatórios anuais, quando exigidos, devem ser enviados dentro do prazo estipulado pela Portaria 671/2021, sob risco de suspensão do registro.

Condições de higiene e segurança

Empresas que operam refeitório interno têm de seguir as normas da NR 24 e da Vigilância Sanitária: instalações limpas, utensílios bem conservados, água potável disponível, treinamentos periódicos para manipuladores de alimentos e exames médicos em dia. 

No caso de terceiros, cabe ao empregador fiscalizar o cumprimento desses requisitos, uma vez que responderá solidariamente por eventuais irregularidades sanitárias.

Comunicação e educação alimentar

O PAT também incentiva a promoção de ações educativas. Informativos sobre alimentação balanceada, oficinas de culinária saudável e campanhas internas de redução de desperdício são atividades recomendadas. Embora não sejam obrigatórias, reforçam a cultura de saúde e podem ser destacadas em relatórios de responsabilidade social.

Fiscalização e penalidades

Auditores do Ministério do Trabalho têm poder para solicitar documentos, entrevistar empregados e inspecionar cozinhas ou parceiros externos. Se constatadas falhas, a empresa recebe prazo para correção; reincidências podem resultar em multa, perda de incentivos e exclusão do programa por até cinco anos.

Ao aderir ao PAT, a organização assume um compromisso com a saúde do seu time e com a correta aplicação de recursos públicos. Quando bem gerido, o programa reduz absenteísmo, melhora a produtividade e fortalece a imagem corporativa. 

Já a negligência às regras pode custar caro, financeira e reputacionalmente. Cumprir cada etapa do regulamento, portanto, é um investimento direto no bem-estar dos trabalhadores e na sustentabilidade do negócio.